昆明商務(wù)會(huì)議服務(wù)指南

會(huì)議服務(wù)禮儀：服務(wù)員接到召開會(huì)議的通知單后，要掌握以下情況：出席會(huì)議的人數(shù)；會(huì)議類型、名稱；主辦單位；會(huì)議日程安排；會(huì)議的賓主身份；會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)；會(huì)議的特殊要求及與會(huì)者的風(fēng)俗習(xí)慣。調(diào)配人員、分工負(fù)責(zé)。會(huì)前，主管人員或經(jīng)理要向參加會(huì)議服務(wù)的所有人員介紹會(huì)議基本情況，說明服務(wù)中的要求和注意事項(xiàng)，進(jìn)行明確分工。使所有服務(wù)員都清楚知道工作的整體安排和自己所負(fù)責(zé)的工作，按照分工，各自準(zhǔn)備工作。會(huì)議開始前幾十分鐘，服務(wù)員要各就其位準(zhǔn)備迎接會(huì)議賓客。如果與會(huì)者是住在本酒店的客人，只需在會(huì)議室入口處設(shè)迎賓員；如果與會(huì)者不在此住宿，還應(yīng)在本店大廳門口處設(shè)迎賓員歡迎賓客，并為客人引路。會(huì)議活動(dòng)服務(wù)工作從戰(zhàn)略和宏觀層面要謀大局、謀大事，在執(zhí)行和操作層面要議小事、慮細(xì)節(jié)。昆明商務(wù)會(huì)議服務(wù)指南

物業(yè)會(huì)議服務(wù)工作流程及標(biāo)準(zhǔn)：一、了解會(huì)議要求：1、接受會(huì)議安排：（1）操作規(guī)則：接受會(huì)議安排，問清楚尚不完整或模糊不清的問題。（2）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求：保管會(huì)議通知，確認(rèn)有關(guān)問題。2、研究會(huì)議方案：（1）操作規(guī)則：把握客戶要求，理清接待思路。（2）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求：熟知舉辦會(huì)議單位與會(huì)人數(shù)、會(huì)議主題、時(shí)間、會(huì)標(biāo)、臺(tái)型要求、所需物品與設(shè)備及特殊要求。二、布置會(huì)場：1、準(zhǔn)備設(shè)備與物品（1）操作規(guī)則：①根據(jù)會(huì)議通知單要求，準(zhǔn)備好所需設(shè)備（燈光、音響、話筒、空調(diào)等）。②準(zhǔn)備服務(wù)用品（臺(tái)布、燈光、桌裙、鉛筆、信紙、茶杯、會(huì)標(biāo)、旗幟、音帶、指示牌、鮮花等）。（2）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求：設(shè)備完好、有效，用品齊備、清潔、完美、莊重。安寧會(huì)議服務(wù)咨詢以時(shí)間段來劃分接待方案，保證專人定時(shí)服務(wù)到位。

傳統(tǒng)的會(huì)議過程中，會(huì)議召開前后，需要對(duì)會(huì)場進(jìn)行布置、打掃，會(huì)議過程中添茶加水、設(shè)備控制等都需要會(huì)務(wù)人員不斷進(jìn)行服務(wù)，傳統(tǒng)的會(huì)議模式下，可能會(huì)出現(xiàn)服務(wù)不及時(shí)的情況，影響會(huì)議進(jìn)程和開會(huì)體驗(yàn)。整個(gè)會(huì)議過程不流暢，時(shí)常出現(xiàn)中斷，會(huì)讓參會(huì)者對(duì)會(huì)議組織的能力產(chǎn)生質(zhì)疑，不僅會(huì)影響會(huì)議效果，也會(huì)讓人對(duì)會(huì)議組織者產(chǎn)生潛在的不好印象。會(huì)中的茶水服務(wù)、設(shè)備管理，會(huì)后的打掃等，能夠確保會(huì)議連貫流暢的舉行，彰顯會(huì)議組織者的專業(yè)性。

選擇會(huì)場，要根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議的內(nèi)容來綜合考慮，達(dá)到一下標(biāo)準(zhǔn)：一、大小要適中。會(huì)場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會(huì)者一種不景氣的感覺；會(huì)場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會(huì)開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：“不用太大的房間，而只要一個(gè)大小正好的房間。” 二：地點(diǎn)要合理。歷史召集的會(huì)議，一兩個(gè)小時(shí)就散的，可以把會(huì)場定在與會(huì)人員較集中的地方。超過一整天的會(huì)議，應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會(huì)者住所較近一些，免得與會(huì)者來回奔波。三：附屬設(shè)施要齊全。會(huì)務(wù)人員一定要對(duì)會(huì)場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行檢查，不能夠因?yàn)椤吧洗螘?huì)議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認(rèn)為“這回也會(huì)同樣順利”。否則，可能會(huì)造成損失。四：要有停車場?，F(xiàn)代社會(huì)召開會(huì)議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會(huì)的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會(huì)才能開得成。簡化會(huì)場布置、節(jié)約會(huì)議用品。

酒店會(huì)議服務(wù)禮儀的特點(diǎn)：靈活性：1、會(huì)議服務(wù)雖是按計(jì)劃進(jìn)行，各項(xiàng)流程都有條不紊，但也會(huì)常常出現(xiàn)一些突發(fā)情況：如臨時(shí)有電話或有事相告參會(huì)人員，工作人員應(yīng)走到其人身邊，輕聲轉(zhuǎn)告；如果要通知主席臺(tái)上的領(lǐng)導(dǎo)，還是用字條傳遞通知、避免工作人員在臺(tái)上頻繁走動(dòng)和耳語而分散他人注意力，影響會(huì)議效果；若會(huì)場上因工作不當(dāng)發(fā)生差錯(cuò)，工作人員應(yīng)不動(dòng)聲色，盡快處理，不能驚動(dòng)其他人，更不能慌慌張張、來回奔跑以免影響會(huì)議氣氛和正常秩序。2、注意調(diào)整會(huì)議室的溫度、濕度，創(chuàng)造一個(gè)舒適的環(huán)境。會(huì)議廳中的溫度，夏天一般宜控制在24℃一25℃，冬天在20℃一22℃之間為宜。如果該完成的時(shí)間內(nèi)沒有完成，則勢必給會(huì)議服務(wù)工作帶來不便。西山區(qū)培訓(xùn)會(huì)議服務(wù)總結(jié)

把會(huì)開短是真功夫，是會(huì)務(wù)組織者和全體與會(huì)人員工作作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力的體現(xiàn)。昆明商務(wù)會(huì)議服務(wù)指南

會(huì)議方案是會(huì)議組織安排的總綱，制定會(huì)議方案應(yīng)當(dāng)注意以下幾個(gè)方面。一是周密細(xì)致、程序規(guī)范。會(huì)議方案要緊緊圍繞大會(huì)總體的工作目標(biāo)任務(wù)，明確會(huì)議日程安排及各項(xiàng)議程之間內(nèi)在的邏輯關(guān)系，合理安排會(huì)議議程，使各場次會(huì)議能順利銜接，避免出現(xiàn)死角和盲區(qū)。方案一般應(yīng)包括會(huì)議名稱、時(shí)間地點(diǎn)、出席人員、會(huì)議任務(wù)、議程、工作組設(shè)置及文件起草工作、會(huì)務(wù)秘書工作、組織人事工作、宣傳報(bào)道工作、后勤服務(wù)工作、安全保衛(wèi)工作等內(nèi)容。二是加強(qiáng)溝通，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。一方面，要加強(qiáng)對(duì)上的溝通請(qǐng)示工作。大型會(huì)議規(guī)格高、影響大、議題重要，在組織籌備會(huì)議的過程中，必須加強(qiáng)與本單位領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的溝通請(qǐng)示工作。另一方面，要加強(qiáng)橫向的溝通銜接工作。大型會(huì)議的順利開展，是會(huì)務(wù)組織部門與文件起草、組織人事、宣傳報(bào)道、后勤服務(wù)、安全保衛(wèi)等部門密切配合、相互協(xié)作的結(jié)果，因此在會(huì)議籌備期間，必須加強(qiáng)與上述部門的橫向溝通銜接工作，合理調(diào)整工作進(jìn)度，加強(qiáng)配合，共同推進(jìn)籌備工作有序進(jìn)行。三是細(xì)化分工、倒排工序。要逐項(xiàng)細(xì)化分解任務(wù)、確定職責(zé)分工，使各部門明確會(huì)議每個(gè)階段、每個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)和分工，避免出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象。昆明商務(wù)會(huì)議服務(wù)指南

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